آیا میدانستید ۶۲ درصد از افرادی که به فضای کار اشتراکی پیوستهاند، افزایش چشمگیری در بهرهوری خود گزارش کردهاند؟
در شرایط اقتصادی امروز، هزینههای بالای اجاره دفتر کار به یکی از چالشهای اصلی کسب و کارهای نوپا تبدیل شده است. به علاوه، تجهیز یک دفتر کار با امکانات کامل، هزینههای سنگینی را به کسب و کارها تحمیل میکند.
در واقع، فضای کار اشتراکی راهکاری هوشمندانه برای کسب و کارهایی است که به دنبال کاهش هزینههای اولیه هستند. این فضاها با ارائه امکانات کامل و مدرن اداری، همچون دفاتر شخصی، به صورت اشتراکی و با هزینه بسیار کمتر، در اختیار کاربران قرار میگیرند.
در این مقاله، به شما نشان خواهیم داد چگونه میتوانید با استفاده از فضای کار اشتراکی، هزینههای کسب و کار خود را به طور قابل توجهی کاهش دهید. همراه ما باشید.
آشنایی با مفهوم فضای کار اشتراکی
فضای کار اشتراکی یا کوورکینگ در سال ۲۰۰۵ با هدف ترکیب استقلال فریلنسرها و ساختار محیط کار معمولی شکل گرفت. این مفهوم نوین کاری، ریشه در سال ۱۹۹۰ دارد، زمانی که گروهی از متخصصان فناوری اروپایی برای تبادل دانش و مهارتها گردهم آمدند.
تعریف و انواع فضای کار اشتراکی
فضای کار اشتراکی محیطی پویا و کارآمد است که در آن افراد و تیمهای مختلف، بهویژه استارتاپها و فریلنسرها، میتوانند با صرف هزینهای معقول و بدون دغدغههای مربوط به تأمین فضا، به فعالیت کاری خود بپردازند. این فضاها معمولاً شامل میزهای کار گروهی، اتاقهای جلسات و امکانات جانبی متنوعی هستند که افراد میتوانند ضمن تمرکز بر کارهای خود، با سایر متخصصان ارتباط برقرار کنند.
انواع اصلی فضای کار اشتراکی عبارتند از:
- فضای کار معمولی یا باز: محیطی مشارکتی با تمرکز بر همکاری و نوآوری
- فضای کاری سطح بالا: با امکانات پیشرفته و خدمات ویژه مانند سرویس غذا و نوشیدنی
- فضای کاری شرکتی: مناسب برای شرکتهای حرفهایتر با محیطی آرامتر
- فضای کاری خصوصی: برای تیمهای بالای ۸ نفر با حفظ حریم خصوصی
مزایای اصلی استفاده از فضای کار اشتراکی
مطالعات نشان میدهد که ۶۴ درصد کارآفرینان در فضای کار اشتراکی بهرهوری بیشتری داشتهاند و ۶۸ درصد با تمرکز بالاتری کار میکنند. همچنین ۹۰ درصد افراد گزارش کردهاند که اعتماد به نفس بیشتری در این محیطها دارند.
مزایای کلیدی استفاده از فضای کار اشتراکی شامل:
صرفهجویی در هزینهها: کاهش هزینههای اولیه تا ۲۵ درصد در مقایسه با دفاتر سنتی. این صرفهجویی شامل هزینههای اجاره، تجهیزات اداری، قبوض و نگهداری میشود.
شبکهسازی حرفهای: حضور در کنار متخصصان مختلف امکان تبادل تجربه و همکاریهای مشترک را فراهم میکند. این موضوع بهویژه برای استارتاپها و کسبوکارهای نوپا ارزشمند است.
انعطافپذیری: امکان استفاده از فضا به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه بدون نیاز به قراردادهای بلندمدت. این ویژگی برای کسبوکارهایی که در مراحل اولیه رشد هستند بسیار مفید است.
اعتبار حرفهای: داشتن آدرس تجاری معتبر در مناطق مرکزی شهر که باعث افزایش اعتماد مشتریان میشود. مطالعات نشان میدهد که مردم به کسبوکارهای مستقر در فضاهای کار اشتراکی اعتماد بیشتری دارند نسبت به فریلنسرهایی که در خانه یا کافه کار میکنند.
محیط پویا و خلاق: فضای کار اشتراکی با فراهم کردن محیطی پرانرژی و مشارکتی، به افزایش خلاقیت و نوآوری کمک میکند. تحقیقات نشان میدهد که در سال ۲۰۰۷، یک سوم کارکنان بخش خصوصی و دولتی تمایل داشتند در محیطی خارج از خانه کار کنند.

محاسبه هزینههای دفتر کار سنتی
برای تصمیمگیری آگاهانه درباره انتخاب فضای کار، نخست باید درک دقیقی از هزینههای دفتر کار سنتی داشته باشیم. بررسیهای میدانی نشان میدهد که هزینههای یک دفتر کار معمولی به دو دسته اصلی تقسیم میشود.
هزینههای مستقیم اجاره دفتر
در تهران، میانگین اجاره دفتر کار در منطقه ۱۱ حدود ۴۳۲,۰۰۰ تومان برای هر متر مربع است. این رقم در محدودههای مختلف شهر متغیر است و از متری ۲۷۱,۰۰۰ تومان تا ۵۹۳,۰۰۰ تومان نوسان دارد.
برای مثال، در مناطق تجاری تهران:
- سعادتآباد: ۳۰ میلیون ودیعه با اجاره ماهانه ۲.۵ میلیون تومان
- جردن: ۳ میلیون ودیعه با اجاره ماهانه ۱.۹ میلیون تومان
- سید خندان: ۳۰ میلیون ودیعه با اجاره ماهانه ۱.۹ میلیون تومان
در شهرهای دیگر نیز وضعیت مشابهی حاکم است. برای نمونه در مشهد، نزدیک حرم، دفتری با ۳ میلیون تومان ودیعه و اجاره ماهانه ۱ میلیون تومان قابل اجاره است.
هزینههای جانبی و پنهان
علاوه بر هزینههای مستقیم اجاره، هزینههای پنهان متعددی وجود دارد که معمولاً در محاسبات اولیه نادیده گرفته میشوند. این هزینهها شامل:
هزینههای پرسنلی:
- حقوق و دستمزد کارکنان
- مزایای مستقیم پرداختی به نیروی کار
هزینههای عملیاتی:
- قبوض (آب، برق، گاز، تلفن)
- هزینههای نگهداری و تعمیرات
- شارژ ساختمان
- بیمه و مالیات
هزینههای راهاندازی اولیه:
- تجهیزات اداری و مبلمان
- سیستمهای کامپیوتری و ارتباطی
- دکوراسیون داخلی
طبق مطالعات، هزینههای سربار در دفاتر سنتی بیش از ۵۰ درصد کل هزینهها را تشکیل میدهند. این در حالی است که هزینه کار مستقیم معمولاً کمتر از ۱۵ درصد کل هزینهها است.
برای محاسبه دقیقتر هزینهها، باید به نوع قرارداد نیز توجه کرد. قراردادهای اجاره سنتی معمولاً یک تا پنج ساله هستند و تعهدات مالی بلندمدتی را به کسب و کارها تحمیل میکنند. همچنین، هزینههای بالای اولیه مانند ودیعه و تجهیز دفتر، فشار مالی زیادی را در ابتدای کار ایجاد میکنند.
نکته قابل توجه دیگر، هزینههای ثابتی است که مستقیماً با تولید محصول یا خدمات ارتباطی ندارند اما برای راهاندازی و اداره دفتر ضروری هستند. این هزینهها شامل حقوق مدیران، سرپرستان و اجاره محل فعالیت میشود.
مقایسه هزینههای فضای کار اشتراکی با دفتر سنتی
با افزایش چشمگیر قیمت املاک در سالهای اخیر، مدیریت دفاتر سنتی برای بسیاری از شرکتها به چالشی جدی تبدیل شده است. در این بخش، به مقایسه دقیق هزینههای فضای کار اشتراکی با دفتر سنتی میپردازیم.
آنالیز هزینهها در یک سال
در ساختارهای سنتی، کسب و کارها باید در ابتدای فعالیت خود، مبالغ قابل توجهی را برای اجاره محل و خرید تجهیزات پرداخت کنند. بر اساس آمار، اجاره ماهانه دفاتر سنتی از ۹ میلیون تومان شروع شده و تا بیش از ۲۰ میلیون تومان افزایش مییابد.
هزینههای سالانه دفتر سنتی شامل موارد زیر میشود:
- اجاره سالانه (حداقل ۱۰۸ میلیون تومان)
- هزینه تجهیزات و مبلمان اداری
- قبوض و شارژ ماهانه
- حقوق پرسنل خدماتی و نگهبانی
- هزینههای نگهداری و تعمیرات
محاسبه میزان صرفهجویی
فضای کار اشتراکی با حذف بسیاری از هزینههای ثابت و متغیر، امکان صرفهجویی قابل توجهی را فراهم میکند. برای نمونه، در فضای کار اشتراکی:
حذف هزینههای اولیه: نیازی به پرداخت ودیعه سنگین یا خرید تجهیزات نیست. همه امکانات از قبل فراهم شده و کسب و کارها میتوانند بدون نگرانی از هزینههای راهاندازی، فعالیت خود را آغاز کنند.
انعطافپذیری در قرارداد: برخلاف دفاتر سنتی که نیاز به قرارداد یک تا پنج ساله دارند، در فضای کار اشتراکی قراردادها ماهانه است. این موضوع به کسب و کارها اجازه میدهد تا در صورت نیاز، به راحتی تغییر مکان دهند.
کاهش هزینههای جاری: در فضای کار اشتراکی، هزینههایی مانند قبوض، نگهداری، تعمیرات و خدمات در هزینه اجاره گنجانده شده است. این موضوع باعث میشود کسب و کارها بتوانند هزینههای خود را بهتر مدیریت کنند.
آمارها نشان میدهد که تا سال ۲۰۲۴، حدود ۵ میلیون نفر در ۴۲,۰۰۰ فضای کار اشتراکی در سراسر جهان مشغول به کار خواهند شد. این رشد چشمگیر نشاندهنده مزایای اقتصادی و کارآمدی این مدل کاری است.
نکته قابل توجه این است که شرکتهای بزرگی مانند GM، GE، IBM و Microsoft نیز به سمت استفاده از فضای کار اشتراکی روی آوردهاند. این موضوع نشان میدهد که حتی شرکتهای بزرگ نیز از مزایای اقتصادی و انعطافپذیری فضای کار اشتراکی آگاه هستند.
برای تیمهای کوچکتر، هزینه اجاره میز در فضای کار اشتراکی متناسب با تعداد افراد محاسبه میشود و معمولاً به ازای هر نفر، مبلغی کمتر از یک میلیون تومان دریافت میشود. این مبلغ در مقایسه با هزینههای دفتر سنتی، صرفهجویی قابل توجهی را نشان میدهد.

راهکارهای کاهش هزینه در فضای کار اشتراکی
مدیران موفق کسب و کارها به این نتیجه رسیدهاند که با اجرای راهکارهای هوشمندانه در فضای کار اشتراکی میتوانند هزینههای جاری شرکت را به طور چشمگیری کاهش دهند. در ادامه، راهکارهای عملی برای کاهش هزینهها را بررسی میکنیم.
انتخاب پلن مناسب
برای بهرهبرداری مؤثر از فضای کار اشتراکی، انتخاب پلن متناسب با نیازهای کسب و کار اهمیت ویژهای دارد. در این راستا باید به موارد زیر توجه کرد:
تعیین بودجه مناسب: با توجه به اندازه دفتر، تعداد همکاران، منطقه و محل قرارگیری، مبلغ مناسبی را برای هزینهکرد تعیین کنید. همچنین از افراط در انتخاب طرحهای گرانقیمت خودداری کنید.
انتخاب نوع فضای کار: فضاهای کار اشتراکی در سه دسته اصلی ارائه میشوند:
- فضای کار عمومی: مناسب برای استارتاپها با هزینههای عملیاتی و ارتباطی کمتر
- فضای کار تخصصی: برای شرکتهای فناوری با امکانات ویژه مانند آزمایشگاه
- فضای کار مجازی: مخصوص دورکاران با خدمات پشتیبانی فنی و مدیریت ایمیل
استفاده بهینه از امکانات
برای کاهش هزینهها در فضای کار اشتراکی، استفاده هوشمندانه از امکانات موجود ضروری است. در این زمینه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
مدیریت فضای فیزیکی:
- طراحی انعطافپذیر فضای کوچک برای استفاده بهینه
- استفاده از میزهای کار گروهی به جای میزهای شخصی متعدد
- بهرهگیری از فضاهای مشترک مانند آشپزخانه و اتاق جلسات
بهرهبرداری از امکانات مشترک: فضای کار اشتراکی امکانات متنوعی را در اختیار کاربران قرار میدهد:
- اینترنت پرسرعت و اتصال شبکهای
- تجهیزات چاپ و اسکن
- اتاقهای جلسات خصوصی
- فضاهای استراحت و پذیرایی
- سیستمهای امنیتی و دوربینهای نظارتی
مدیریت زمان استفاده
مدیریت صحیح زمان در فضای کار اشتراکی نقش مهمی در کاهش هزینهها دارد. برای این منظور میتوان از تکنیکهای زیر استفاده کرد:
برنامهریزی زمانی: با استفاده از تکنیک پومودورو، زمان کاری را به دورههای ۲۵ دقیقهای تقسیم کرده و پس از هر دوره، ۵ دقیقه استراحت کنید. این روش به افزایش بهرهوری و استفاده بهینه از زمان کمک میکند.
تعیین ساعات کاری مؤثر: با شناسایی ساعات اوج بهرهوری خود، میتوانید از فضای کار اشتراکی در زمانهای مناسب استفاده کنید. این موضوع به کاهش هزینههای غیرضروری کمک میکند.
استفاده از ابزارهای مدیریت زمان: فناوریهای مدرن ابزارهای مؤثری برای مدیریت زمان ارائه میدهند:
- تقویمهای آنلاین برای برنامهریزی جلسات
- اپلیکیشنهای مدیریت وظایف
- ابزارهای هماهنگی تیمی
نکته قابل توجه این است که موفقیت در فضای کار اشتراکی به ارائه امکانات منحصر به فرد و متمایز بستگی دارد. به همین دلیل، این فضاها به طور فزایندهای از مدلهای ترکیبی استفاده میکنند تا محیطهای فیزیکی و دیجیتال را با هم ترکیب کرده و تجربهای باکیفیت به مخاطبان خود ارائه دهند.
نکات مهم برای انتخاب فضای کار اشتراکی مناسب
انتخاب فضای کار اشتراکی مناسب، تصمیمی حیاتی برای موفقیت کسب و کار شماست. با توجه به رشد روزافزون این صنعت، پیشبینی میشود تا سال ۲۰۲۴، حدود ۵ میلیون نفر در ۴۲,۰۰۰ فضای کار اشتراکی در سراسر جهان مشغول به کار شوند. این آمار نشاندهنده اهمیت انتخاب دقیق و هوشمندانه است. در ادامه، به بررسی نکات کلیدی برای انتخاب بهترین فضای کار اشتراکی میپردازیم.
بررسی موقعیت مکانی
موقعیت جغرافیایی فضای کار اشتراکی، یکی از مهمترین عوامل در انتخاب آن است. یک مکان مناسب میتواند تأثیر چشمگیری بر بهرهوری و رضایت کارکنان داشته باشد. در این راستا، به نکات زیر توجه کنید:
- دسترسی به حمل و نقل عمومی: فضای کار اشتراکی باید به ایستگاههای مترو، اتوبوس و سایر وسایل حمل و نقل عمومی نزدیک باشد. این امر به کاهش زمان و هزینههای رفت و آمد کمک میکند.
- نزدیکی به مراکز تجاری: قرار گرفتن در نزدیکی مراکز تجاری، رستورانها و کافیشاپها میتواند مزیت بزرگی محسوب شود. این موضوع امکان برگزاری جلسات کاری در محیطهای متنوع را فراهم میکند.
- امکانات پارکینگ: اگر شما یا همکارانتان با خودرو شخصی به محل کار میآیید، وجود پارکینگ مناسب و امن اهمیت ویژهای دارد. بررسی کنید که آیا فضای کار اشتراکی پارکینگ رایگان یا با هزینه مناسب در اختیار شما قرار میدهد.
- امنیت منطقه: انتخاب فضای کار در منطقهای امن و معتبر، علاوه بر تأمین آرامش خاطر شما و کارکنانتان، به اعتبار کسب و کارتان نیز میافزاید.
- فاصله از محل زندگی: سعی کنید فضای کاری را انتخاب کنید که فاصله معقولی با محل زندگی شما و اکثر کارکنانتان داشته باشد. این موضوع به کاهش خستگی ناشی از رفت و آمد و افزایش بهرهوری کمک میکند.
ارزیابی امکانات و خدمات
پس از بررسی موقعیت مکانی، ارزیابی دقیق امکانات و خدمات ارائه شده در فضای کار اشتراکی اهمیت ویژهای دارد. در این بخش، به مهمترین موارد اشاره میکنیم:
- کیفیت تجهیزات اداری: اطمینان حاصل کنید که میز و صندلیهای ارگونومیک و راحت در اختیار شما قرار میگیرد. نشستن طولانی مدت بر روی صندلیهای نامناسب میتواند باعث مشکلات جسمی مانند کمردرد و خستگی شود.
- اینترنت پرسرعت و پایدار: دسترسی به اینترنت با کیفیت بالا از ضروریات هر فضای کار اشتراکی است. مطمئن شوید که سرعت و پایداری اینترنت متناسب با نیازهای کسب و کار شماست.
- اتاقهای جلسات: وجود اتاقهای جلسه مجهز و خصوصی برای برگزاری جلسات با همکاران یا مشتریان ضروری است. بررسی کنید که آیا این اتاقها به راحتی قابل رزرو هستند و امکانات لازم مانند پروژکتور و تخته وایتبرد را دارند.
- فضاهای استراحت و تعامل: وجود آشپزخانه، کافیشاپ و فضاهای استراحت میتواند به افزایش خلاقیت و تعامل بین کارکنان کمک کند.
- امنیت و حفاظت: سیستمهای امنیتی مانند دوربینهای مداربسته و نگهبانی ۲۴ ساعته از ملزومات یک فضای کار اشتراکی ایمن است.
- خدمات پشتیبانی: بررسی کنید که آیا خدمات پشتیبانی فنی و اداری به صورت ۲۴/۷ در دسترس است. این موضوع در مواقع اضطراری اهمیت ویژهای دارد.
- انعطافپذیری در قرارداد: امکان انتخاب پلنهای متنوع و قراردادهای کوتاهمدت از مزایای اصلی فضاهای کار اشتراکی است. این انعطافپذیری به شما اجازه میدهد متناسب با رشد کسب و کارتان، فضای کاری خود را تغییر دهید.
- امکانات ویژه: برخی فضاهای کار اشتراکی امکانات منحصر به فردی مانند سالنهای ورزشی، استودیوهای ضبط صدا یا آزمایشگاههای تخصصی ارائه میدهند. اگر کسب و کار شما به چنین امکاناتی نیاز دارد، حتماً این موارد را در انتخاب خود لحاظ کنید.
- برنامههای آموزشی و رویدادها: بسیاری از فضاهای کار اشتراکی، کارگاههای آموزشی و رویدادهای شبکهسازی برگزار میکنند. این برنامهها میتوانند فرصتهای ارزشمندی برای یادگیری و توسعه کسب و کار شما فراهم کنند.
- سیاستهای محرمانگی: اگر کسب و کار شما با اطلاعات حساس سر و کار دارد، اطمینان حاصل کنید که فضای کار اشتراکی سیاستهای محرمانگی مناسبی دارد.
به یاد داشته باشید که انتخاب فضای کار اشتراکی مناسب، تأثیر مستقیمی بر بهرهوری، خلاقیت و موفقیت کسب و کار شما دارد. با بررسی دقیق موقعیت مکانی و ارزیابی جامع امکانات و خدمات، میتوانید فضایی را انتخاب کنید که نه تنها نیازهای فعلی شما را برآورده میکند، بلکه زمینه را برای رشد و توسعه آینده کسب و کارتان نیز فراهم میسازد.

تجربیات موفق کسب و کارها در کاهش هزینه
تجربههای عملی نشان میدهد که استفاده از فضای کار اشتراکی میتواند تا ۲۵ درصد در هزینههای کسب و کارها صرفهجویی ایجاد کند. در این بخش، به بررسی نمونههای موفق و درسآموختههای کلیدی میپردازیم.
مطالعه موردی استارتاپهای موفق
شرکتهای بزرگی مانند GM، GE، IBM و Microsoft با بهرهگیری از فضای کار اشتراکی توانستهاند علاوه بر کاهش هزینهها، بهرهوری خود را نیز افزایش دهند. این شرکتها با استفاده از مزایای فضای کار اشتراکی، توانستهاند در هزینههای عملیاتی خود صرفهجویی قابل توجهی داشته باشند.
نمونه دیگر، یک تیم برنامهنویسی است که با استفاده از اتاقهای جلسات حرفهای فضای کار اشتراکی، توانست هزینههای اضافی اجاره دفتر خصوصی را حذف کند و در عین حال، جلسات منظم خود با مشتریان را در محیطی حرفهای برگزار کند.
درسآموختههای کلیدی
بر اساس تجربیات موفق کسب و کارها، مهمترین درسآموختهها در استفاده از فضای کار اشتراکی عبارتند از:
مدیریت هوشمندانه منابع مالی: کسب و کارهای موفق با استفاده از امکانات مشترک مانند اینترنت پرسرعت، اتاقهای جلسات و تجهیزات اداری، توانستهاند هزینههای خود را تا ۵۰ درصد کاهش دهند.
انعطافپذیری در قراردادها: استارتاپهای موفق با استفاده از قراردادهای انعطافپذیر فضای کار اشتراکی، توانستهاند متناسب با رشد خود، فضای کاریشان را تغییر دهند. این موضوع به آنها اجازه داده تا بدون نگرانی از تعهدات بلندمدت، به راحتی مکان خود را تغییر دهند.
بهرهگیری از شبکهسازی: حضور در فضای کار اشتراکی به کسب و کارها کمک کرده تا از تجربیات سایر متخصصان بهرهمند شوند. این موضوع به کاهش نیاز به استخدام نیروی انسانی اضافی و در نتیجه کاهش هزینهها منجر شده است.
استفاده از موقعیت مکانی مناسب: فضاهای کار اشتراکی معمولاً در نقاط مرکزی و دسترسیپذیر شهرها قرار دارند. این موقعیت مکانی مناسب باعث کاهش هزینههای حمل و نقل روزانه کارکنان شده است.
مدیریت بهینه زمان: کسب و کارهای موفق با استفاده از انعطافپذیری ساعات کاری در فضای کار اشتراکی، توانستهاند هزینههای مرتبط با حمل و نقل را کاهش دهند.
استفاده از تجهیزات مدرن: دسترسی به تجهیزات و امکانات بهروز مانند پرینتر، کپی و فکس، بدون نیاز به خرید و نگهداری آنها، یکی از عوامل کلیدی در کاهش هزینههای کسب و کارها بوده است.
درخت آبی با درک این نیازها، امکانات متنوعی را برای کسب و کارها فراهم کرده است. این مجموعه با ارائه خدمات یکپارچه و حرفهای، به کسب و کارها کمک میکند تا علاوه بر کاهش هزینهها، از مزایای شبکهسازی و همکاری با سایر متخصصان نیز بهرهمند شوند.
نتیجهگیری
فضای کار اشتراکی راهکاری هوشمندانه برای کسب و کارهایی است که میخواهند هزینههای خود را مدیریت کنند. آمارها نشان میدهد استفاده از این فضاها میتواند تا ۵۰ درصد در هزینههای عملیاتی صرفهجویی ایجاد کند.
تجربه موفق شرکتهای بزرگ و استارتاپها نشان میدهد که استفاده از فضای کار اشتراکی علاوه بر کاهش هزینهها، باعث افزایش بهرهوری و خلاقیت میشود. بنابراین برای شروع مسیر موفقیت کسب و کار خود، میتوانید همین امروز برای رزرو فضای کار اشتراکی در درخت آبی اقدام کنید.